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公章使用规定(公司印章使用管理制度)

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公章使用规定(公司印章使用管理制度)

如何避免员工将公司印章带出办公室,随意使用公司印章或者偷盖公司印章,给公司带来损失的情况。为此笔者特意整理了一套规章制度,以飨读者。

一、公章使用管理制度

1、公章由企业总经理指定专人负责管理,并掌握使用。使用公章一律登记,要由经办人签字。

2、以公司名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等,经总经理审阅批准后方可加盖公章并严格登记手续。

3、企业公章不外借,主管人不在时由总经理指定人代管,双方做好交接手续。

4、企业员工因取款、取物、挂失、驾驶员办证等,需用单位介绍信,由总经理批准并严格登记手续。

5、任何人不得以任何借口要求在空白书面上加盖公章。

6、凡私盖公章或利用公章舞弊者,一经发现给予严厉惩处。

公章使用规定(公司印章使用管理制度)(图1)

二、合同章使用管理制度

1、合同专用章由财务部专人保管,任何部门、人员不得借用、代用合同章,违反规定造成的后果,由印章保管人负责;发生遗失,应及时报告处理。

2、凡在授权范围内洽谈的合同,经总经理同意方可成立。经法定代表人审核、签字后,在财务部盖章,并严格按照登记手续进行登记备案。

3、未经总经理批准,没有法定代表人审核、签字或者空白合同上不得加盖合同专用章,否则由当事人承担一切经济损失,并追究其刑事责任。

4、凡私盖合同专用章或利用合同专用章营私舞弊者,一经发现给予严厉惩处。

三、财务专用章、法人章使用管理制度

1、财务专用章和法人章要由财务负责人负责保管并掌握使用。

2、财务专用章和法人章不能交给银行出纳员自行保管和使用。

3、除正常的财务需要用财务专用章和法人章外,其他事项需要用章的必须经过财务负责人报请公司,总经理批准后方可使用并严格登记手续。凡私盖章者一经发现给予严厉惩处。

4、任何人不得以任何借口在空白书面上加盖财务专用章和法人章。

公章使用规定(公司印章使用管理制度)(图2)

四、发票专用章使用管理制度

发票专用章由会计人员负责保管并掌握使用,发票专用章用于加盖增值税专用发票,财务部门在收到货款,验证购货方“一般纳税人资格证书”后给其开具增值税专用发票并盖发票专用章。

五、用印盖章材料要求

1、盖章的材料不得用复印件或传真件。字迹须清晰、正确。用章材料必须已经填写完毕,不得有空白未填写部分。

2、用印人提供的材料不符合上述条件的,印章保管人不予盖章。

六、使用印章程序

用印人申请使用印章须按照以下程序进行:

1、填写《用印申请单》

用印须填写《用印申请单》,一类盖章材料填一份申请单。

申请单由分行经理级别以上人员在申请书上签字,申请单必须是原件,若为传真件、复印件须电话确认真实性。

用印申请单经总经理签字同意后。保管人依此进行盖章。若无总经理签字,且需要立即盖章的,由保管人电话向总经理请示,总经理同意后予以盖章,事后总经理在申请单上补签字。

各分行需保管用印申请单的复印件,以便印章保管人与分行对盖章情况进行核实。

2、保管人进行盖章

印章保管人,须亲自对用印材料进行盖章,不得将印章交于他人进行盖章。其他人不得擅自使用印章进行盖章,或作他用。

3、提供盖章材料复印件

用印材料盖完章后,需向印章保管人提供复印件一份,用印人须在复印件上签字留档保存。

复印件可由印章保管人在公司进行复印。

4、用印人填写《专用章盖章登记表》

用印人必须如实填写《专用章盖章登记表》。

5、保管人核实《用印申请单》、《专用章盖章登记表》、用印材料、一致无风险后将用印材料交给用印人。

印章保管人对用印材料进行盖章后,以邮件形式将盖章信息向用印人的主管、经理进行通报,并抄送分区、区域经理。

6、所有加盖印章的文件最后都必须留存电子档,且均应记录在案。

七、用印时间地点

1、各专用章要妥善保存,用印人须在办公时间内申请用印,如在非工作时间、节假日使用,需电话向总经理申请,由总经理指定时间地点印章保管人进行盖章。

2、印章应妥善保管,原则上不得将公章带出公司办公区域使用。

八、印章的保存

1、印章在不使用期间,印章保管人需将印章保存在保险柜、带锁的文件橱中,并保证只有自己能控制该公章,否则因此产生的责任由保管人承担。

2、印章在使用期间,印章保管人必须保证印章在保管人的控制范围之内。

3、用完印章须立即将印章收好。

4、应确保有一位保管人在办公时间在公司进行盖章。如遇公司大型聚会,总经理另行安排。

5、未经许可,非印章保管人使用印章盖章行为与印章保管人承担相应的责任。

九、处罚规则

1、保管人私下自用、外借、丢失印章的,处罚款X元。

2、保管人无正当理由不予盖章,并给分行业务造成影响的,处罚款X元。

3、保管人对空白材料进行盖章的,处罚款X 元。

4、由于保管人的原因致使用印人自己盖章的,处罚款X元。

5、保管人私自将公章带出办公区域的,处罚款X元。

6、保管人没有妥善保管印章,造成不利后果的,处罚款X元。

7、保管人没有按照用印程序进行盖章的,处罚款X元。

8、违反本规定给公司造成不良影响的,处罚款X元。

十、印章的使用监督

1、关于监督印章的使用情况,每月X日对使用印章情况进行核对、通报。

2、罚款由某某执行,罚款费用作为公司财产。

十一、其他规定

1、同一类型的印章不得私刻多个,避免使用时产生混乱。

2、设立电子化报审体系,所有加盖印章的文件都必须留存电子档,报审人员、审批人员、盖章人员应为不同人员,且均应记录在案,便于产生纠纷时能够回溯用印情况。

3、废弃印章应当销毁,不得随意丢弃,避免被滥用。

4、印章丢失、损毁后印章保管人应当第一时间采取登报声明或公示催告等方式进行对外公示,并重新依法刻制新的印章。

5、公司内部用印严格按照上述规定。

6、本规定自X年X月X日起实施。

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